Yksityisen turvallisuusalan lakiuudistuksen myötä elinkeinolupa laajenee. Siirtymäsäännös umpeutuu tämän vuoden lopussa, joten useat alan toimijat ovat hankkineet turvallisuusalan elinkeinolupia. Tämän myötä on herännyt keskustelua toimeksiantosopimuksista erityisesti turvasuojaustoiminnan osalta. Tässä blogissa tarkastelemme yhdessä Vesa Ellosen kanssa toimeksiantosopimuksiin liittyvää sääntelyä.
Toimeksiantosopimuksen laatimisvelvollisuus
Yksityisistä turvallisuuspalveluista annetun lain 73 §:ssä säädetään toimeksiantosopimuksen laatimisvelvollisuudesta. Lain perusteluiden mukaan toimeksiantosopimus on laadittava lähtökohtaisesti aina, kun kyseessä on turvallisuusalan elinkeinolupaa edellyttävä toiminta.
Toimeksiantosopimuksen osapuolina ovat turvallisuusalan elinkeinoluvan haltija ja palvelut ostava loppuasiakas. Pääsääntöisesti jokaisesta toimeksiannosta on laadittava kirjallinen sopimus ennen tehtäviin ryhtymistä. Sopimuksen tarkoituksena on lisätä sekä palvelujen ostajan että myyjän oikeusturvaa ja helpottaa viranomaisvalvontaa.
Turvallisuusalan elinkeinoluvan haltijan on säilytettävä sopimus kuuden vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä. Kun tietojen tallentamisessa käytetään automaattista tietojenkäsittelyä, on valvonnassa tarvittavien tietojen oltava saatavina selväkielisinä.
Toimeksiantosopimuksen vähimmäissisältö
Toimeksiantosopimukselle on säädetty vähimmäissisältö yksityisistä turvallisuuspalveluista annetussa valtioneuvoston asetuksen 17 §:ssä. Toimeksiantosopimuksessa on mainittava ainakin seuraavat tiedot:
- toimeksiantajan nimi ja osoite;
- turvallisuusalan elinkeinoluvan haltijan nimi ja osoite;
- turvallisuusalan elinkeinolupaa edellyttävät tehtävät, joita sopimus koskee;
- vartioimisalueet ja vartioimiskohteet, jos sopimus koskee vartioimistehtävää;
- järjestyksenvalvojan toimialueet, jos sopimus koskee järjestyksenvalvontatehtävää;
- toimeksiannosta suoritettava korvaus tai korvauksen määräytymisperusteet riittävästi yksilöitynä; sekä
- toimeksiannon alkamispäivä ja voimassaoloaika.
Asetuksen vähimmäissisältö poikkeaa vain 3–5 kohtien osalta muista yritysten keskenään tekemistä palvelusopimuksista tai palveluntarjoajan ja kuluttajan tai julkisyhteisön palvelujen hankinnasta palveluntarjoajan kanssa tekemästä sopimuksesta.
Kohdassa 3 tarkoitetussa tehtävän määrittelyssä olisi hyvä käyttää yksityisistä turvallisuuspalveluista annetun lain 2 §:ssä olevia määritelmiä, mikäli mahdollista. Lakisääteiset määritelmät vähentävät virheiden mahdollisuuksia myös viranomaisvalvonnan osalta. Määritelmien käyttäminen puolestaan tarjouskilpailuissa edesauttaa hankittavien palveluiden yksilöimistä.
Kohdassa 4 tarkoitetut vartioimisalueet tulisi mahdollisuuksien mukaan yksilöidä kirjallisesti nimeämällä esimerkiksi kiinteistö tai kiinteistöt, joissa vartioimistehtävää suoritetaan. Mikäli toimeksiantosopimukseen olisi lisättävissä karttaliite, voisi se selkiyttää vartioimisalueen yksilöimistä. Myös useammista vartioimisalueista voidaan sopia yhdellä toimeksiantosopimuksella samanaikaisesti.
Eri toimeksiantajien kanssa voi olla voimassa useita toimeksiantoja, joita toteutetaan peräkkäin, jopa lähes samanaikaisesti. Näin on usein esimerkiksi hälytysvartiointi- tai piirivartiointitehtävissä. Myös vartioimiskohteet tulisi yksilöidä mahdollisimman tarkasti. Vartioimiskohteet vaihtelevat tehtävälajeittain.
Kohdassa 5 tarkoitetut järjestyksenvalvojan toimialueet on määritelty tyhjentävästi yksityisistä turvallisuuspalveluista annetun lain 26 §:ssä ja 28 §:ssä. Muualle järjestyksenvalvojia ei saa sopia asetettavaksi. Vaikka osapuolilla on laaja sopimusvapaus, on toimeksiantosopimusta koskevan lakisääteisen vaatimuksen eräs tarkoitus erottaa sovitut palvelut yksityisistä turvallisuuspalveluista annetun lain 5 §:ssä kielletyistä yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämistä koskevista tehtävistä.
Toimeksiantosopimukset turvasuojaustoiminnassa
Hyväksymistä edellyttävän turvasuojaustoiminnan osalta alan toimijat eivät ole perinteisesti laatineet toimeksiantosopimuksia, koska niitä ei ole aiemmin vaadittu. Suuri osa tehtävistä on hyvin pieniä asennustehtäviä, kuten yksittäisen murtohälytysjärjestelmän liikeilmaisimen korjaaminen. Elinkeinoluvan myötä jatkossa täytyy huomioida toimeksiantosopimukseen liittyvät lain vaatimukset, koska sen laiminlyönnistä on säädetty rangaistus turvallisuuspalvelurikkomuksena.
Vaikka lain perusteluissa asiaa ei mainita, ei viranomainen voine edellyttää erillisen toimeksiantosopimuksen sopimista, mikäli asetuksessa määritelty vähimmäissisältö sisältyy johonkin muuhun osapuolten välillä allekirjoitettuun, osapuolia velvoittavaan sopimukseen. Siten kysymys ei voi olla esimerkiksi aiesopimuksesta.
Sitova esisopimus, tai esimerkiksi puitesopimus, jonka mukaiset palvelun hankinnat vahvistetaan esimerkiksi sähköpostilla, täyttänee oikea-aikaisesti tehtynä ja asetuksen vähimmäissisällön sisältävänä lain vaatimukset. Suomessa sitova sopimus syntyy myös tarjouksen ja sen hyväksyvän vastauksen perusteella. Mikäli tarjous sisältää asetuksen vähimmäissisällön, olisi tarjoukseen annetun hyväksyvän vastauksen katsottava sinetöivän sopimuksen. Tarjous ja sen hyväksyvä vastaus voidaan antaa myös sähköpostilla.
Turvasuojaustoiminnan harjoittajan olisi suositeltavaa ottaa käyttöön toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla voidaan helposti hallinnoida tarjouksia, tilauksia ja sopimuksia. Tämä helpottaa jatkossa sisäistä valvontaa ja vuosi-ilmoituksen tekoa valvontaviranomaiselle.
Poikkeukset toimeksiantosopimuksien laatimisvelvollisuudessa
Poikkeuksena toimeksiantosopimuksen laatimisvelvollisuudesta on alihankintatapaukset, joissa turvallisuusalan elinkeinoluvan haltija antaa tehtävän kokonaan tai osaksi toisen turvallisuusalan elinkeinoluvan haltijan suoritettavaksi. Toimeksiantosopimus on kuitenkin tällöinkin laadittava tehtävän suorittamisen toisen hoidettavaksi antaneen turvallisuusalan elinkeinoluvanhaltijan ja loppukäyttäjän välillä.
Tämän osalta täytyy muistaa, että toimeksiantosopimuksen osapuolena olevan turvallisuusalan elinkeinoluvan haltijan on ilmoitettava tällaisesta tehtävän antamisesta toimeksiantajalle ennen tehtävän aloittamista tai viimeistään toisena arkipäivänä tehtävän aloittamisesta.
Toinen poikkeustapaus on tilanne, jossa toimeksiantosopimusta ei tehtävien kiireellisyyden vuoksi voida tehdä ennen tehtäviin ryhtymistä. Tällöin se voidaan tehdä viimeistään toisena arkipäivänä tehtäviin ryhtymisestä. Esimerkkinä tällaisesta tilanteesta voi olla kiireellinen toimeksianto, joka otetaan vastaan yöllä.